מדוע חשוב הנהלת חשבונות לעסק
הנהלת חשבונות חשובה לא רק לשם דיווח לרשויות, אלא בעיקר לשם הצלחת העסק שלך. הנהלת חשבונות נכונה תשקף לך בכל רגע נתון את תמונת המצב הפיננסית של העסק שלך. כך תוכל לדעת אם אתה מתנהל נכון, אם ההכנסות עולות על ההוצאות, ובמידה וקיימים ליקויים, תוכל לדעת היכן עליך לשפר את ההתנהלות.
יש לכם עסק קטן או שאתם מנהלים "עוסק מורשה"? אתם מתלבטים אם כדאי לכם לשכור שירותי הנהלת חשבונות חיצוניים או לבצע את העבודה בעצמכם? הנה כמה סיבות טובות מדוע לשכור או להחזיק שירותי הנהלת חשבונות לעסק, גם אם הוא עסק קטן, ובמיוחד אם הוא עסק בינוני. היום, בעידן האינטרנט, קל יחסית לנהל את כל מערכת הזמנות העבודה, הצעות המחיר, החשבוניות והקבלות בצורה מקוונת ועצמאית. רבים חושבים שבאופן דומה קל גם לנהל את הנהלת החשבונות בצורה עצמאית, ואפשר לכן לוותר על שירותי הנהלת חשבונות לעסק, להתנהל לבד גם מול הרשויות השונות ואולי לחסוך כמה מאות שקלים בחודש.
סוגי הנהלת חשבונות
אם יש לכם עסק קטן באמת – נניח שאתם עובדים כשכירים, ובשעות הפנאי שלכם מייעצים למישהו ומוציאים לו קבלות – יכול להיות שאתם זקוקים רק להנהלת חשבונות חד צידית, שבה רושמים רק את הכנסות העסק ואת ההוצאות, ומדווחים למס הכנסה על הרווח. ניהול ספרים כזה הוא ניהול פשוט, ולא בעיה לנהל אותו גם בצורה עצמאית. מאידך, רוב רובם של בעלי העסקים צריכים לנהל מה שנקרא הנהלת חשבונות דו-צידית, שהיא מסובכת יותר ומורכבת, וחייבת גם לעבור ביקורת של רואה חשבון. ניהול ספרים דו צידי מצריך עבודה של מנהל חשבונות מיומן, שמכיר את הוראות החוק השונות, על מה ואיך לדווח וכו'.
דיווח מקוון – דורש זמן
רשויות המס השונות דורשות היום דיווחים מקוונים (ישירות באינטרנט) כמעט מכל סוגי ובעלי העסקים. נכון, אתם יכולים גם בעצמכם, אבל דעו שגם הכנת הדיווחים – חודשיים לרשות המיסים ומע"מ ורבעוניים לביטוח לאומי – זוללת זמן, ומדבר בסופו של דבר בהוצאה כספית; זמן שווה כסף.
מבט אל העסק – מבחינת המס
מנהלי חשבונות מיומנים יודעים להסתכל על ספרי הנהלת החשבונות ולראות מה מצב העסק:
- האם כדאי לשנות משכורות?
- להגדיל או להקטין הוצאות?
- מה מראים מאזני הבוחן?
לא מעט בעלי עסקים שקועים בניהול העסק וביום-יום ולא מתפנים לעשות הערכות מצב תקופתיות. כך הם מגיעים בסוף השנה למצב שבו הם מוצאים את עצמם מרוויחים פחות משחשבו, או משלמים הרבה מס בגלל תכנון לא נכון.
מחזור ותזרים מזומנים
חשיבות נוספת, מהותית לא פחות, להנהלת חשבונות לעסקים נובעת מהצורך . פרמטרים כאלה, שנגזרים ממערכת הנהלת החשבונות, חשובה מאוד לצרכים שונים. בין היתר, מחזור הפעילות מסייע:
- בתכנון ארוך טווח.
- בהגדרת יעדים ועמידה בהם.
- ביכולת לבצע היערכות בעייני מלאי ותכנון מלאי (לעיתים בשילוב עם מערכות לוגיסטיות).
- בגיוס כספים והשגת מימון בתנאים מיוחדים.
יכולת יעילות תפעולית וניהולית
היכולת של הנהלת החשבונות העסקית לספק דוחות בנושאים שונים, מאפשרת היערכות טובה יותר ושיפור ליקויים באמצעות דרכים שונות, תוך התייחסות לסעיפי הוצאות והכנסות מסוגים שונים. רישום חשבונאי ודוחות אפקטיביים חשובים, אם כן, לכל עסק שצריך או מעוניין:
- לעמוד בדרישות החוק מבחינת רישום נתונים, הצהרת הון, אספקת דוחות שנתיים.
- לדעת האם הפעילות היצרנית מצליחה להפיק את הרווחים המצופים, בין היתר באמצעות השוואה של נתונים עסקיים מקובלים בענף.
- לנהל מערכת גביה איכותית, תוך התייחסות לימי אשראי שנותנים ללקוחות, לימי אשראי שמקבלים מספקים, לתנודות בפעילות העסקית לפי עונות ומחזורים.
- לבצע תכנון מס, כדי להימנע מתשלומים מיותרים לרשויות כגון מע"מ, מס הכנסה, ביטוח לאומי. על פי החוק, כל עסק רשאי לעשות ככל יכולתו (בהתאם לסייגים שונים), על מנת להביא למינימום את הוצאות המס.
- בנוסף, רק מעקב מתמיד אחר הביצועים מאפשר התייחסות למצבי משבר ולמצבי הזדמנות גם יחד, וזאת תוך שימוש נכון במקורות ובאמצעי הייצור.
