ניהול ספרים מלא
אחד המונחים הבסיסים ביותר בעולם הפיננסים והחשבונאות הינו "ניהול ספרים". ניהול ספרים מלא הוא שם כללי לחובה של עסקים שונים וכן של עצמאיים להכין רישום מדויק של עסקאות, הוצאות והכנסות הקשורים כולם לפעילות העסקית. בשפה מקצועית מכונה ניהול ספרים לעיתים קרובות גם "ניהול פנקסים" ומי שלא יעמוד בכל הדרישות החוקיות לעניין זה עשוי לשלם על כך ביוקר רב.
ניהול ספרים – חובה וגם זכות
ניהול ספרים הוא פעולה חשבונאית שיכול לבצע בעל העסק בעצמו אך לרוב הדבר נעשה בסיוע של מנהל חשבונות, יועץ מס או רואה חשבון. ניהול ספרים הוא חובה עבור כלל העצמאים והעסקים בישראל, כל אחד על פי מאפייני הפעילות, אופי העסק וקריטריונים נוספים.
מעבר לעובדה שניהול ספרים תקין הוא חובה, יש בכך גם זכות ותועלת חשובה. עסקים שמנהלים רישום מדויק של הכנסות והוצאות, עסקים שנעזרים ברואה חשבון, מסוגלים לזהות ולאתר בשלב מוקדם בעיות בניהול העסקי, מעילות, טעויות מצד גורמים שלישיים (בנקים, ספקים, לקוחות). ניהול ורישום חשבונאי כאמור גם חיוני לניצול הטבות מס שונות ולעיתים גם לצורך קבלת החזרים במצב של תשלומי יתר. במילים אחרות, למרות שניהול ספרים ופנקסים הינו חובה, זהו צעד חשוב לניהול תקין ולמניעת טעויות ושגיאות עסקיות.
ניהול ספרים – ניהול פנקסי חשבונות
כל עסק מחויב על פי החוק לנהל את ספריו החשבונאיים, על פי ההגדרות הפרטניות של רשויות המס והמדינה הנקבעות לפי סוג העסק, מהות פעילותו, היקפי המחזור הכספי וכיוצא באלו. עסקים שונים מחויבים בחובת ניהול ספרים שונה – כך שחשוב מאוד לברר מראש ולדעת תמיד תחת אילו תקנות ודרישות העסק שלכם נמצא.
מן הסתם, אי עמידה בדרישות ניהול הספרים הפרטניות של עסק נחשבת לליקוי משמעותי, אשר יכול לגרור פסילת ספרים, הליכים משפטיים וכספיים קשים ומורכבים ושאר בעיות שללא ספק פוגעים בעסק, בבעליו ובהתנהלות העסקית הכוללת שלו.
כך, יש עסקים המחויבים בהנהלת חשבונות כפולה, מה שמצריך ניהול ספרים מלא מורכב ומקיף יותר, יש עסקים הנדרשים רק להנהלת חשבונות חד צידית, יש עסקים החייבים לנהל פנקס הזמנות, יש שחייבים לנהל רישום תנועת מלאי וכן הלאה עם הגדרות ספציפיות לעסקים שונים.
2 אפשרויות של ניהול ספרים בשירותי הנהלת חשבונות
שירותי ניהול ספרים מלא במסגרת שירותים של הנהלת חשבונות קיימים וזמינים כיום בכמה אפשרויות, כאשר אלו המרכזיים שבהם:
- ניהול חשבונות חיצוני על ידי משרד הנהלת חשבונות מקצועי – העברת כל המסמכים, הניירת והגישה לפרטים הרלבנטיים למשרד ניהול חשבונות חיצוני ומקצועי. אנשי המשרד מבצעים את ניהול הספרים המלא ומוודאים כי העסק מתנהל מבחינה זו לפי דרישות החוק. כך העסק מוודא כי גורם מקצועי מוסמך ומיומן עוסק בשוטף בניהול הספרים שלו. כאשר השירות כולל גם הפקת דוחות שונים, התנהלות מול רשויות המס וביטוח לאומי, התעסקות עם עובדים ומשכורות ועוד מכלול של היבטים.
- ניהול ספרים עצמאי דרך תוכנת הנהלת חשבונות – כיום עצמאים ועסקים קטנים רבים בוחרים לנהל את חשבונותיהם בעצמם, באמצעות תוכנות הנהלת חשבונות מתקדמות וזמינות המאפשרות זאת. תוכנות אלו כוללות לעיתים אפשרויות להפקת מסמכים שונים כגון חשבוניות מס וקבלות, לצד יכולות ניהול ספרים רבות.